牧の牧場 Macky Farm

無料で使える業務効率化のITツールについて

9月も中旬が過ぎて、いろいろなお問い合わせを頂いております。
最近ではホームページをリニューアルする際に、企業のブランド化を意識して
制作するケースも増えております。

その際にはどのように企業をブランド化するのか、ブランディングのコンサルタントと
一緒に検討しながら立ち上げる場合もあります。

経営戦略ともリンクしながら、一緒に検討します。
企業を対外的にアピールするのにホームページが当たり前のツールとなってきています。

プロの目から見て、最近のホームページの状況や話題のITサービスなどを
業種別に良いご提案をさせて頂きます。
まずは、お気軽にお問い合わせ頂ければと思います。

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 ● 無料で使える業務効率化のITツールについて
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ラクーでも利用している無料で使える業務効率化ツールをご紹介します。
無料で使えますので、まずは試してみて、良ければ利用して頂ければと思います。

最近は経営者の方が、スマホのアプリなどでは時代についていけないように感じる
場面も多くあります。有効に使えるITツールは、自社に合わせて導入されると
よろしいかと思います。

無料で特に有効なITツールをご紹介します。

★ チャットワーク

http://www.chatwork.com/ja/

ラインのように気軽にメッセージを送ることができます。
PCとスマホがあり、共有できるので便利です。

ラインと比較してよい部分は、ラインのように「既読」表示がないところ。
ビジネス上で既読されていて、そのままスルーでは問題になります。
社内でも同様ですが、既読表示がトラブルの元にはなりません。

また、相手に「タスク」を設定することができます。
こちらはチャットワーク上でいろいろな仕事を依頼した場合、数が多くなると
忘れてしまうケースがあります。それをタスクを設定することでなくなります。

例えば、A案件の見積もりを9月22日までに行うといったタスクを相手に
設定することができます。完了をクリックしないとそのまま表示され続けますので、
依頼忘れ防止になります。

★ Google スプレッドシート

https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

※Googleのアカウントが必要です。

マイクロソフトのワードやエクセルをオンラインで利用できます。
簡単な機能であれば、こちらで十分です。

Google スプレッドシートの良い部分は、インターネットにつながっているパソコンや
スマホがあれば、ログインすればどこでも編集できます。

そして複数人がアクセスしても、同時に編集ができます。
ワードやエクセルの場合、誰かがファイルを開いていると編集ができません。
その点、複数人が使うようなファイルの場合、便利です。

また、簡単なアンケートフォームを作成して、自動集計することもできます。
いろいろと便利な機能満載です。

★ Dropbox

https://www.dropbox.com/ja/

例えば、会社と自宅でエクセルファイルを編集したい場合、毎回USBなどで
ファイルを持ち帰る必要がありました。

Dropboxを使うとあたかも会社も自宅も同じフォルダーで簡単にファイルを
編集することができます。自宅でファイルを更新しても、最新のファイルが
Dropbox上に保存されます。会社でそのファイルを開けば、自宅で編集した
続きから作業が開始できます。

スマホからもファイルにアクセスすることもできますので、出先等で
ファイルの中身を確認する場合も便利です。

★ Googleカレンダー

https://calendar.google.com/calendar

※Googleのアカウントが必要です。

日頃の日程をGoogleカレンダーに入力します。
スタッフ同士で、カレンダー内容を共有することもできます。
他のスタッフが何をしているのか共有化できます。

それから日程を入れる際に外出先の場合、住所を入力しておくと
Google MAPと連携できます。カレンダーから住所をクリックすると
そのままGoogle MAPが開きますので、現在地からどのような経路で
目的地に行けるのか分かり大変便利です。

また、Googleカレンダーの機能で、「ToDoリスト」があります。
こちらはポストイットの代わりにやるべき作業を一覧で書き込んだり、
いつまでにやるのか期限も設定することができ便利な機能です。

★ Apple Watch(おまけ)

外出や会議が多い方にはApple Watchは非常に便利です。
便利な機能を簡単にまとめました。

・ラインやメッセージの内容もスマホを見ずに表示される。
 それに対する返信も音声認識で簡単にできる。

・バイブのアラーム機能があり、電車とかの寝過ごしを防げる。

・スマホがどこかに行った場合でも、着信音でどこにあるかすぐに分かる。

・GPS機能があり、マラソンなどにも利用できる。
 毎日の移動距離やカロリーも分かる。

・文字版の種類もいろいろとあり、気分によって変更でき、
 今いる地点の天気予報もすぐに分かり便利。

・MAP機能もあり、スマホを出さなくてもよい。

・気分に合わせてベルトも簡単に変えられる。アップル製品にこだわりが
 なければネットで安いベルトも購入できる。

機密情報でなければ、上記のようなITツールは有効に活用すべきです。
何かご質問等がございましたら、ラクーまでお気軽にお問合せください。

社長ブログ|2017年09月20日

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